II. rész: Az utazási irodai dokumentumok
tk. 16-26.oldal
Az utazási irodák manuálisan vagy számítógépes rendszerben kezelik a szükséges adminisztrációs iratokat. Céljuk: az utazás szervezésének, lebonyolításának igazolása, nyilvántartása és dokumentálása.
Legfontosabb dokumentumok:
- részvételi jegy
- utasprogram
- utaslista
- felszállási helyek listája
- ülésrend
- szolgáltatásmegrendelők visszaigazolása
- kiadási és bevételi pénztárbizonylat
- voucher
1. A részvételi jegy
Az a dokumentum, amellyel az utas igazolja, hogy jogosult részt venni az utazáson.
Tartalmazza:
- Pozíciószám
- Utazási időpont
- Utas neve
- Út megnevezése
- Elhelyezés, ellátás
- Indulás/ visszaérkezés helye és ideje
- Fakultatív program befizetésének jelzése
- Szervező iroda adatai (név, cím, engedélyszám)
Egyéb:
egyéni utas az első szolgáltatási helyen mutatja fel
csoportos utazásnál az idegenvezetőnél kell lenni
igazolja a befizetést
2. Utasprogram
Az utasnak szóló részletes, napra lebonott programleírás. Az utas e dokumentum alapján tudja, mire számíthat.
Tartalmazza:
szervező iroda adatai
találkozás/ indulás és hazaérkezés helye, ideje
meglátogatandó helyek, szállás- és étkezési helyszínek, időpontok
megtett km-ek
Egyéb: -
3. Utaslista
Az utazáson részt vevő személyek névsora.
Tartalmazza:
Az utazási iroda adatai
Az utas neve, születési dátuma
Az utas elérhetősége (email, telefon)
Az utas lakcíme, utazási dokumentumának száma (bizonyos esetben)
Egyéb:
Az egyik leglényegesebb létszámjelző dokumentum
4. Felszállási helyek listája
Nem kötelező nyomtatvány, de hasznos abban az esetben, amikor különböző helyeken szállnak fel az utasok.
Tartalmazza:
Az utazási iroda adatai
Az utas neve, telefonszáma
a felszállási hely(ek) pontos címét
az időpontot (mikor áll meg az autóbusz)
az ott felszálló utasok nevét és elérhetőségét
Fontos dokumentum, mert az idegenvezető ennek segítségével ellenőrzi, hogy mindenki felvételre került-e a buszra.
5. Ülésrend
Autóbuszos utazás dokumentuma.
Tartalmazza:
az utas neve
az utas helye a buszon (bal, vagy jobb oldal, hányas sor, hányas ülés)
az iroda vagy az idegenvezető tölti fel sorrendben
jelentkezéskor gyakran megkérdezik az utast a választott ülőhelyről
van olyan iroda aki fizetőssé teszi az előre foglalható helyeket
Egyéb:
fegyelem, biztonság
könnyebb ellenőrzés
az utasok vitáinak megelőzése
6. Szolgáltatások megrendelésének visszaigazolása
Ez a szálloda/étterem/utazási partner által kiállított hivatalos dokumentum.
A különböző szolgáltatások (szállás, személyszállítás, étkezés, programszolgáltatás) megrendelése írásban (e-mail, nyomtatvány) történik. Ahhoz, hogy az idegenvezető az utasok érdekeit képviselni tudja, ismernie kell a megrendelt szolgáltatásokat, azok minőségét, mennyiségét.
Tartalmazza:
érkezés és távozás időpontja
szobák/ szolgáltatás száma és típusa
létszám
ellátás fajtája
árak
extra költségek
fizetés módja
speciális igények
Egyéb:
Ez igazolja, hogy a szolgáltató fogadja a csoportot.
7. Kiadási és bevételi pénztárbizonylat
A házipénztár kezelésének és elszámoltatásának elengedhetetlen nyomtatványa.
Tartalmazza:
kiállító szervezet neve
dátum
termék/ szolgalátatás megnevezése
összeg (számmal és betűvel is)
bizonylatszám
kiállító és pénztáros aláírása
átvevő neve, aláírása, személyi igazolványszáma
Egyéb:
- Kiadási pénztárbizonylat: a pénztárból kifizetett pénz igazolása.
- Bevételi pénztárbizonylat: a pénztárba befizetett összeg igazolása.
8. Voucher
Utalvány — a szolgáltatónak átadott dokumentum, amellyel az utazási iroda igazolja a megrendelt szolgáltatást.
Tartalmazza:
kinek szól (szálloda, étterem, busz)
szolgáltatás típusa és mennyisége
dátum
aláírás, pecsét
iroda adatai
referenciaszám
Egyéb
fizetés igazolása
szolgáltatás lehívása
elszámolás alapja
Három példányban készül:
- szolgáltónál marad
- idegenvezető elszámoláshoz
- utazási irodánál rögzítésre
1. Részvételi jegy
2. Utasprogram
3. Utaslista
4. Felszállási helyek listája
5. Ülésrend
6. Szolgáltatásmegrendelők visszaigazolása
7. Kiadási és bevételi pénztárbizonylat
8. Voucher
Redmenta gyakorló feladat linkje:
Gyakorló feladat a bevételi- kiadási pénztárbizonylatokhoz
Bizonylat sablonok
Gyakorlati feladatokhoz infók
Logó
Cím
Tinódi Travel Utazási Iroda
9600 Sárvár, Móricz Zsigmond u. 2.
Adószáma: 10871403-2-43
Telefon: +36/ 95/ 350 555
E-mail: tinodi@travel.com
Web: www.tinoditravel.hu
Engedélyszám:9-4585/2025
"Virtuális utazástervezés"
- Túra neve:
- Csoport neve:
- Időpont: év. nap. hónap (zárójelben: napok száma /éjszakák száma)
- Tervezett létszám: x fő + x idegenvezető + x gépkocsivezető
- Pozíciószám:
- Küldő iroda adatai: Név, cím, telefonszám, emailcím, weboldal, kapcsolattartó neve, telefonszáma, emailcíme
- Fogadó iroda: Név, cím, telefonszám, emailcím, weboldal, kapcsolattartó neve, telefonszáma, emailcíme
- Elhelyezés: a szálloda neve, címe, foglalási telefonszáma, emailcíme, weboldala
- Szobaelosztás: fő/ágyak száma a szobában - szobatípus
- Elhelyezkedés: hol található, van-e parkoló?
- Szállás: szobák száma, fürdőszoba, szoba jellemzői, szolgáltatások
- Ellátás: Napokra, étkezésekre lebontva! Jelölni kell az étkezés helyszínét, címét, telefonszámát.
- Közlekedés: repülő, busz, egyéb
- Autóbusz vállalkozó: neve, címe, telefonszáma, ügyelet telefonszáma, emailcím
- Autóbusz adatai: típus, férőhely, szín, rendszám
- Gépkocsivezető adatai: név, telefonszám
- Idegenvezetés: mettől- mettől, milyen nyelvű idegenvezető
- Idegenvezető neve, elérhetősége: (ha nincs megadva, fiktív név, telszám)
- Útvonal: napokra, úticélokra lebontva
- Érkezés helye, ideje: év.hónap.nap - repülőjárat száma, ha van
- Elutazás helye, ideje: év.hónap.nap - repülőjárat száma, ha van