I. rész

Az adminisztráció szerepe, feladata, tárgyi és személyi feltétele 

tk.7-15. oldal

1. Mi az adminisztráció?

Az adminisztráció a vállalkozások működésének elengedhetetlen része.
Célja: az ügyvitel zökkenőmentes működésének biztosítása.

Fő területei

• Iktatás – dokumentumok hivatalos bejegyzése
• Operatív munka – végrehajtó, irányító tevékenységek
• Ügyviteli tevékenységek (6 db):
1. Iratok előállítása
2. Iratok nyilvántartása
3. Iratok sokszorosítása
4. Iratok archiválása
5. Iratok selejtezése
6. Iratok rendszerezése

Fontos: az adminisztrációnak mindig naprakésznek kell lennie.

2. Az üzleti levél felépítése

• Feladó neve, címe
• Címzett neve, címe
• Tárgy (dátum jobbra zárva, vagy az aláírás fölé írva)
• Megszólítás
• Hivatkozás előzményekre
• A levél tartalmi része
• Elbúcsúzás
• Dátum
• Aláírás (név, beosztás, telefonszám)

3. Kapcsolattartás az ügyfelekkel

• Többnyire írásban történik
• Modern megoldások: email, online rendszerek
• Hagyományos papíralapú dokumentumok továbbra is fontosak (pl. szerződések)
• GDPR*: Általános Adatvédelmi Rendelet → személyes adatok védelme
• Nyilvántartás módjai:
• manuális (kézi)
• számítógépes (gépi)

4. Adminisztrációs tevékenységek (13 db)

(Tk. 9. oldal alapján) – rövid felsorolás:

1. Információnyújtás a potenciális utasoknak
2. Foglalások rögzítése
3. Visszaigazolások készítése
4. Utasok kiértesítése
5. Befizetések figyelemmel kísérése
6. Előlegek, hátralékok utalása ügynöki foglalásnál
7. Pótmegrendelések felvétele
8. Módosítások rögzítése, kezelése
9. Dokumentumok előállítása (utaslista, részvételi jegy...)
10. Nyilvántartásiok vezetése: utasokról, partnerirodákról, szolgáltatókról)
11. Statisztikák, jelentések készítése
12. Pénzügyi bizonylatok kezelése
13. Panaszkezelés, reklamációk adminisztrálása

5. Az utazási szerződés

A turizmus egyik legfontosabb dokumentuma:
→ rögzíti az utas és az iroda jogait és kötelezettségeit. (12. évfolyamon még részletesen tanuljuk)

Kötelező kísérő dokumentumok az ügyfélnek átadva

• Utazási szerződés
• Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF)
• GDPR-nyilatkozat
• Biztosítási kötvény
• Előlegbefizetési bizonylat
• Befizetési bizonylat
• Jelentkezési lap
• Szállás- és közlekedési megrendelések másolata

6. Fogalmak

Saját árualap

A szervező iroda saját maga által szervezett és értékesített szolgáltatások összessége.

Idegen árualap

Más iroda által szervezett szolgáltatás értékesítése.

Árualap

A saját + idegen árualap összesen → az iroda teljes kínálata.

7. Pozíciószám

Az utazások egyedi azonosítására szolgáló számkód.

Példák

• Kiutazás: AWP270317TUI
• Beutazás: ITA270813SPI
• Belföld: BP271207MUZ

A betűk a célországot vagy szolgáltatót jelölik, a számok a dátumot, az utolsó betűk a szervezőt vagy szolgáltatás jellegét.

8. Manuális nyilvántartás

Saját árualap esetén:

• Csoportos utak → utanként
• Egyéni utak → foglalásonként
• Értékesítési tablót kell vezetni

Idegen árualap esetén:

• Foglalási rendszer, GDS, e-mail, telefon
• Lefűzni a partner iroda visszaigazolását, pénzügyi elszámolást

9. Számítógépes adminisztráció

Előnyei:

• Gyors
• Könnyen módosítható
• Nem foglal helyet
• Automatikus határidőfigyelés
• Nyomtatványok egyszerű kitöltése
• GDS és B2B felületek használata
• Felhő alapú szoftverek: pl. Nagy Utazás rendszer

10. Személyi feltételek

Utazásszervező referens feladatai

• Utazási programok összeállítása
• Ajánlatkérés, szerződéskötés szolgáltatókkal
• Utak előkészítése és lebonyolítása
• Elő- és utókalkuláció
• Idegenvezetők, értékesítők tájékoztatása

Utazási tanácsadó (értékesítő) feladatai

• Vendégek fogadása
• Tájékoztatás, információnyújtás
• Értékesítés, adminisztráció
• Váratlan helyzetek kezelése (átfoglalás, módosítás)

11. Tárgyi feltételek az utazási irodában

• Laptop, asztali számítógép
• Mobiltelefon, vonalas telefon
• Nyomtató, szkenner, fénymásoló
• Laminálógép
• Iratmegsemmisítő
• POS terminál
• Pénzkazetta, páncélszekrény
• UV-lámpa
• Pénztárgép

12. Milyen a jó munkatárs egy utazási irodában?

(Megoldandó feladat a Tk. 13. oldalon)

Általános elvárások:

• csapatjátékos
• folyamatosan tanul
• lojális
• diszkrét
• udvarias, türelmes
• pontos, megbízható
• kíváló kommunikációs készség
• kommunikátor
• stresszhelyzetben is megoldásképes
• magabiztos számítógép-kezelő
• jó megjelenésű
• nyelvismeret

Utazási irodák ⬇️

Turinform irodavezető ⬇️

Gyakorló feladat az üzleti levél részeinek a felismeréséhez az alábbi linken ⬇️

Belföldi- beutaztatási referatúra vezető ⬇️

Idegen kifejezések

GDPR

A GDPR az angol General Data Protection Regulation rövidítése, ami általános adatvédelmi rendeletet jelent. Ez egy 2018-ban hatályba lépett európai uniós rendelet, amely az EU-ban élő természetes személyek személyes adatainak védelmét egységesíti. A GDPR célja, hogy a polgárok visszakapják az ellenőrzést saját adataik felett, és hogy a vállalkozások egységes szabályok szerint kezeljék az adatokat, ezzel növelve a bizalmat.

GDS

A GDS Global Distribution System, magyarul globális helyfoglalási rendszer. Számítógépes rendszerek segítségével a világ bármely pontjáról lehet turisztikai szolgáltatásokat foglalni.  

B2B

A B2B jelentése Business to business, vagyis egyik vállalkozás a másik vállalkozásnak értékesíti termékét.

B2C

A B2C jelentése Business to consumer (customer), vagyis a vállakozás magánszemélynek értékesíti termékét.

Utazási iroda vezető ⬇️

Országok kódjai

Utazási tanácsadó ⬇️

Iratmegsemmisítő

Lamináló

POS terminál

UV-lámpa (hamis pénz kiszűréséhez)

A dolgozat kérdései